Sama nazwa umowy nie wystarczy

Od 8 lipca 2026 r. pracodawcy i podmioty korzystające z umów cywilnoprawnych powinny uważniej oceniać, czy dana współpraca rzeczywiście ma charakter cywilnoprawny. Zmiany w ustawie o Państwowej Inspekcji Pracy wzmacniają znaczenie praktycznej oceny relacji między stronami.

Nie wystarczy więc, że dokument został nazwany „umową zlecenia”, „umową o dzieło” albo „kontraktem B2B”. Kluczowe pozostaje to, jak dana praca jest wykonywana w praktyce.

Jeżeli osoba wykonuje pracę osobiście, pod kierownictwem drugiej strony, w miejscu i czasie przez nią wyznaczonym, za wynagrodzeniem, to taka relacja może odpowiadać stosunkowi pracy. W takim przypadku zawarcie umowy cywilnoprawnej zamiast umowy o pracę może zostać zakwestionowane.

Co będzie istotne przy ocenie umowy?

Przy ocenie, czy dana umowa jest rzeczywiście umową cywilnoprawną, znaczenie ma nie jeden element, ale całokształt współpracy. Ryzyko wzrasta szczególnie wtedy, gdy osoba zatrudniona na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub B2B:

  • pracuje w stałych godzinach
  • wykonuje pracę w siedzibie firmy albo w innym miejscu stale wskazywanym przez firmę
  • ma przełożonego, który wydaje jej bieżące polecenia
  • nie może samodzielnie decydować o sposobie wykonania zadań
  • nie może powierzyć wykonania pracy innej osobie
  • korzysta z firmowych procedur i grafików jak pracownik
  • otrzymuje stałe wynagrodzenie niezależne od rezultatu
  • nie ponosi realnego ryzyka gospodarczego
  • jest włączona w strukturę organizacyjną firmy tak samo jak pracownicy etatowi.

Pojedynczy element nie musi jeszcze przesądzać o istnieniu stosunku pracy. Firmowy adres e-mail, sprzęt służbowy albo udział w spotkaniach mogą być uzasadnione organizacyjnie. Jeżeli jednak wiele elementów wskazuje na podporządkowanie pracownicze, ryzyko rośnie.

Umowa B2B też może zostać zakwestionowana

Zmiany mają znaczenie nie tylko dla umów zlecenia i umów o dzieło. Dotyczą również kontraktów B2B, zwłaszcza wtedy, gdy osoba prowadząca działalność gospodarczą świadczy usługi głównie na rzecz jednego podmiotu, pracuje w jego strukturze i faktycznie nie funkcjonuje jak niezależny przedsiębiorca.

Szczególnie ryzykowne jest pozorne samozatrudnienie. Chodzi o sytuację, w której formalnie zawarto umowę z przedsiębiorcą, ale w praktyce osoba ta pracuje jak pracownik: ma przełożonego, stały grafik, obowiązek osobistego świadczenia pracy i brak realnej swobody organizacyjnej.

Wola stron ma znaczenie, ale nie rozstrzyga wszystkiego

Strony mogą chcieć współpracować na podstawie umowy cywilnoprawnej. Sama zgodna wola stron nie zawsze będzie jednak wystarczająca, jeżeli faktyczny sposób wykonywania pracy odpowiada stosunkowi pracy.

W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien umieć wykazać, dlaczego dana współpraca ma charakter cywilnoprawny. Argumentacja powinna wynikać nie tylko z treści umowy, ale również z organizacji pracy, sposobu rozliczeń, samodzielności wykonawcy i rzeczywistego modelu współpracy.

Co powinien zrobić pracodawca?

Pierwszym krokiem powinien być przegląd umów cywilnoprawnych i kontraktów B2B. Warto sprawdzić nie tylko treść dokumentów, ale także faktyczny sposób wykonywania pracy.

Pracodawca powinien odpowiedzieć na kilka pytań:

Czy dana osoba rzeczywiście działa samodzielnie? Czy może decydować o czasie i sposobie wykonania zadań? Czy ponosi odpowiedzialność za rezultat? Czy może świadczyć usługi dla innych podmiotów? Czy jej sytuacja różni się od sytuacji pracowników etatowych?

Jeżeli odpowiedzi pokazują, że współpraca ma cechy stosunku pracy, należy rozważyć zmianę modelu zatrudnienia albo uporządkowanie zasad współpracy cywilnoprawnej. Sama zmiana zapisów w umowie nie wystarczy, jeżeli codzienna praktyka pozostaje pracownicza.

Kiedy warto skonsultować umowy?

Wątpliwości pojawiają się najczęściej przy dłuższych współpracach, stałych zleceniach, kontraktach B2B z jedną firmą, pracy w zespołach projektowych, pracy w biurze klienta oraz w sytuacjach, w których zleceniobiorcy lub kontraktorzy są objęci procedurami podobnymi do pracowników.

W takich przypadkach warto przeprowadzić przegląd umów, procedur i praktyki organizacyjnej przed kontrolą PIP. Dobrze przygotowany audyt pozwala ocenić, które relacje są bezpieczne, które wymagają korekty, a które powinny zostać przekształcone w umowy o pracę.

EPC Kancelaria wspiera pracodawców w ocenie ryzyk związanych z umowami cywilnoprawnymi, kontraktami B2B i dokumentacją HR. Analiza konkretnej umowy powinna zawsze obejmować zarówno jej treść, jak i sposób wykonywania pracy w praktyce.

Podstawy prawne - wybrane przepisy

  • art. 22 § 1, § 1¹ i § 1² ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy
  • art. 281 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy
  • art. 11 ust. 1 pkt 7a, art. 33a i art. 34 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy
  • art. 353¹, art. 734 i nast. oraz art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje analizy konkretnego stanu faktycznego, dokumentów oraz aktualnej sytuacji pracodawcy.